Деловое письмо — это форма письменного общения в деловой сфере. Такие письма должны быть структурированы, корректны, вежливы и передавать необходимую информацию. Вот несколько рекомендаций для написания делового письма:
- Форматирование письма
- Используйте стандартные настройки шрифта (Times New Roman или Arial, размер 12).
- Выравнивание текста по левому краю.
- Отступы – одинаковые по всему письму.
- Одинарный межстрочный интервал.
- Структура письма
- Верхний колонтитул: Ваше имя, должность, название компании, контактные данные (телефон, электронная почта).
- Дата: пропишите текущую дату.
- Адресат: ФИО, должность, название компании, почтовый адрес.
- Обращение: Уважаемый г-н/г-жа [Фамилия], или Уважаемые коллеги.
- Введение: Укажите цель письма и обоснуйте связь с адресатом.
- Основной текст: Объясните суть вопроса и предоставьте всю необходимую информацию.
- Заключение: Подведите итоги и укажите, что вы предлагаете адресату или ожидаете от него.
- Инструкция для действия: Укажите, какой следующий шаг должен предпринять адресат или как с вами связаться.
- Прощание: Вежливая формула прощания, такая как «С уважением» или «С наилучшими пожеланиями».
- Подпись: Ваше имя и фамилия, должность, компания.
- Стиль и тональность
- Используйте формальный и культурный стиль письма.
- Будьте вежливы и услужливы, но не излишне лестны или излишне скромны.
- Избегайте сложных предложений и сокращений, пишите четко и по существу.
- Используйте активный голос (предпочитайте «Мы предлагаем» вместо «Нами предлагается»).
- Четкость и конкретность
- Составьте план письма перед тем, как его написать.
- Излагайте свои мысли последовательно.
- Каждый абзац должен содержать одну основную мысль.
- Используйте списки и маркеры для структурирования информации.
- Просмотр и корректура
- Ответьте на вопросы: Что, почему, как, когда и где.
- Вычитайте письмо на предмет грамматики, пунктуации, стиля и орфографии.
- Убедитесь, что ваш пункт абзацного отступа совпадает с остальными отступами в документе.
- Удалите любые стандартные фразы, которые используете слишком часто.
- Убедитесь, что содержание письма ясно и легко понятно.
Следуя этим рекомендациям, вы сможете написать деловое письмо, которое будет качественным, информативным и профессиональным.