При написании отказа в предоставлении услуг важно соблюдать вежливость, соблюсти корректный тон и изложить объективные причины, по которым услуга не может быть оказана. Вот пример структуры и советы по написанию данного письма:
- Приветствие: Начните письмо с вежливого обращения, используя имя клиента, если оно известно.
Уважаемый(ая) [имя клиента],
- Выразите благодарность: Поблагодарите клиента за проявленный интерес к вашей компании и ее услугам.
Спасибо за обращение и проявленный интерес к нашим услугам.
- Изложите причины отказа: Описывайте причины отказа корректно и ясно, давая объективное объяснение, почему услуга не может быть предоставлена.
К сожалению, после тщательного рассмотрения вашего запроса, мы вынуждены сообщить, что в данной ситуации мы не можем предоставить вам запрашиваемую услугу [укажите название услуги]. Причина заключается в [объективные причины: нехватка ресурсов, неприменимость для конкретного случая, недоступность данной услуги и т.д.].
- Предложите альтернативы: Если возможно, предложите клиенту альтернативные решения, которые могут быть актуальны в его ситуации.
Мы можем предложить вам следующие альтернативные решения / услуги, которые могут быть подходящими для вашего случая: [описание предлагаемых альтернатив].
- Выразите сожаление и готовность к дальнейшему сотрудничеству: При завершении письма выразите свое сожаление по поводу отказа и подчеркните, что вы остаетесь открытыми для возможного будущего сотрудничества.
Мы искренне сожалеем, что не можем удовлетворить ваш запрос в этот раз. Если у вас возникнут дополнительные потребности в услугах [название вашей компании] в будущем, мы будем рады рассмотреть возможность их предоставления.
- Заключение: Закончите письмо, поблагодарив клиента и прикрепив контактную информацию для связи.
Благодарим вас за понимание и желаем успехов. Если у вас возникнут вопросы или потребуются дополнительные сведения, не стесняйтесь связываться с нами по [указать контактные данные].
С уважением,
[Ваше имя]
[Должность]
[Название компании]
Следуя этой структуре и советам, вы сможете корректно и вежливо сообщить клиенту об отказе в предоставлении услуг, сохранив при этом хорошие отношения для возможного будущего сотрудничества.